Privaatsuspoliitika

16.07.15
Isikuandmete töötlemise reeglistik Halinga  Vallavalitsuses

Isikuandmete töötlemise eesmärk, ulatus ja viis

Halinga Vallavalitsus kui ametiasutus (edaspidi vallavalitsus) töötleb isikute andmeid seaduse ja nende alusel antud õigusaktidega kohalikule omavalitsusele ja tema hallatavatele asutustele pandud ülesannete täitmisel ja täitmiseks. Isikuandmete töötlemisel lähtutakse isikuandmete kaitse seadusest ning Andmekaitse Inspektsiooni juhistest.

 Peamised isikuandmete töötlemisega seotud ülesanded

Isikuandmete töötlemise aluseks on üldjuhul isiku enda algatus (taotlus, avaldus, märgukiri, teabenõue jne – edaspidi nimetatud kiri) või isiku pöördumine vallavalitsuse või omavalitsusorganite poole. Isiku algatuse või osaluseta töötleb vallavalitsus isikuandmeid ainult siis, kus seadus näeb  vastava õiguse avaliku ülesande täitmiseks ette.

Isikuandmeid (nimi, aadress, e-posti aadress, telefon, faksinumber) kasutatakse kirja saatjale vastamiseks, õigus- või haldusakti edastamiseks ning haldus- või väärteomenetluses täiendava teabe saamiseks vajaliku informatsiooni taotlemisel kirja adressaadiga kontakti saamiseks. Asja menetlemiseks ning dokumendi kättetoimetamiseks kasutatakse aadressiandmeid, mida menetlusosaline on ise vallavalitsusele avaldanud või mis on kättesaadavad rahvastiku- või äriregistrist.

Isikuandmetega dokumente säilitatakse vastavalt vallavalitsuse dokumentide loetelus märgitud säilitustähtajale (üldjuhul 5 aastat). Dokumendid, mille säilitustähtaeg on möödas hävitatakse seaduses ettenähtud korras. Statistikat ja asutuse tegevuse kokkuvõtteid avaldame umbisikuliselt, ilma isikunimede ja kontaktandmeteta.


Kuidas töötleme Teie isikuandmeid ja eraelulist teavet?

Vallavalitsus täidab avaliku võimu ülesandeid. Lähtudes isikuandmete kaitse seadusest töötleb vallavalitsus andmeid vaid ulatuses, mis on vajalik talle pandud avalike ülesannete täitmiseks.

Tulenevalt avaliku teabe seadusest on vallavalitsusel kohustus teatud osa dokumentidest ja teabest asutuse veebilehel avaldada või muul viisil igaühele kättesaadavaks teha.

Avalikustatud teabe kohta annab selgitusi ametikohustuste järgi vallasekretär või tema asendaja.

Oma tegevuse käigus kogub ja töötleb vallavalitsus isikuandmeid ja isikute eraelu puudutavat teavet.
Seadused on isikuandmete ja eraelu puudutava teabe menetlemiseks ja töötlemiseks näinud ette kitsendused. Vallavalitsuse sisemise töökorraldusega püütakse tagada, et eraelu võimalikult vähe riivataks ning avaliku teabe seaduses asutusesiseseks teabeks tunnistatud isikuandmed ei satuks kolmandate isikute valdusesse.

Vastavalt isikuandmete kaitse seadusele on õigus igaühel tutvuda tema kohta kogutud isikuandmetega ning teada saada, millises ulatuses ja eesmärgil on teda puudutavaid isikuandmeid töödeldud. Kui isiku andmed on muutunud või muul põhjusel ebatäpsed, siis on isikul õigus nõuda vastavate paranduste tegemist.

Juhul kui Teie hinnangul on vallavalitsus kogunud või kasutanud Teie andmeid ebaseaduslikult või ei väljasta isikule tema kohta käivaid andmeid, siis on Teil õigus pöörduda vastavasisulise kaebusega Andmekaitse Inspektsiooni või kohtu poole.

Alljärgnevalt on välja toodud, millisel eesmärgil vallavalitsus isikuandmeid ja eraelu puudutavat teavet töötleb ning kuidas vastavaid andmeid kaitstakse või avalikkusele kättesaadavaks tehakse.

Isiku andmete avalikkusele kättesaadavaks tegemine

Isikuandmed avalikustatakse ainult juhul, kui avalikustamise kohustus tuleneb seadusest. Eraisikute kirjad (nii saabunud kui ka välja saadetud) registreeritakse vallavalitsuse elektroonilises dokumendiregistris  Amphora. Dokumendiregistrile on kõikidel juurdepääs valla veebilehelt www.halingavald.ee.

Avaliku teabe seadusest lähtuvalt märgitakse dokumendiregistrisse kirja saatja ja saaja kohta nimi, aadress ja muud kontaktandmed. Dokumendiregistri avalikust vaatest on võimalik näha ainult isiku nime (aadressile ja kontaktandmetele ligipääsu ei ole). Kui dokumendiregistri väljadel olevast infost ilmneb teave, mis Avaliku teabe seaduse (§ 35) alusel võib riivata kirja saatja eraelu või isikuandmete kaitse seadusest lähtuvalt kajastada delikaatseid isikuandmeid, on veebipõhises dokumendiregistri avalikus vaates näha kirja saatja või saaja nime initsiaalid või „eraisik" (näiteks sotsiaalvaldkond). Muul juhul avalikustatakse dokumendiregistris kirja saaja või saatja ees- ja perekonnanimi.

Kui saadate vallavalitsusele kirja paberdokumendina, kirja dokumendiregistri avalikust vaatest kätte saada ei ole võimalik. Kui saadate kirja elektrooniliselt ning see ei sisalda isikuandmeid või teavet, mis annab aluse dokumendile juurdepääsupiirang kehtestada, on Teie e-kiri avaliku teabe seaduse alusel dokumendiregistrist kõikidele kättesaadav. Kirja saatja võib kirjas avaldada, et ei soovi kirja dokumendiregistri kaudu avalikustamist.


Vastavalt kohaliku omavalitsuse korralduse seadusele (§ 23 lõiked 1 ja 5, § 31 lg 1, § 51 lõiked 6 ja 7) avaldatakse volikogu määrus Riigi Teatajas ja jõustub kolmandal päeval pärast avaldamist, kui määruses ei ole sätestatud hilisemat tähtpäeva. Volikogu määrused ja otsused ning istungite protokollid on kättesaadavad kõigile dokumendihaldussüsteemis  Amphora.

Vallavalitsuse õigusaktid ja istungite protokollid avalikustatakse ning need on kättesaadavad kõigile isikutele dokumendihaldussüsteemis Amphora. Valitsuse määrus avaldatakse Riigi Teatajas.

Kui õigusakti või protokolli sisus on asutusesiseks kasutamiseks mõeldud teavet, siis õigusakti või protokolli ei avalikustata. Õigusakt avalikustatakse koos isikuandmetega juhul, kui vastav kohustus tuleneb seadusest.

Vastavalt haldusmenetluse seadusele on vallavalitsusel õigus dokumendi resolutiivosa (dokumendi osa, millega kedagi kohustatakse midagi tegema) avaldada kas üleriiklikus või kohalikus ajalehes või  võrguväljaandes Ametlikud Teadaanded. Dokumendi resolutiivosa avalikustatakse, kui

1. dokument on vaja kätte toimetada enam kui sajale isikule;

2. puuduvad andmed menetlusosalise aadressi kohta või kui menetlusosaline ei ela teadaoleval aadressil ja tema tegelik viibimiskoht ei ole teada ning dokumenti ei ole muul viisil võimalik kätte toimetada;

3. haldusakt on vaja avalikult teatavaks teha ja haldusakt ei kuulu avaldamisele Riigi Teatajas.

Võrguväljaandes Ametlikud Teadaanded  avalikustab vallavalitsus isikuandmeid ka juhul, kui seda näeb ette eriseadus või selle alusel antud õigusakt (vt Riigi Teataja seadus, Ametlike Teadaannete põhimäärus)

Isikuandmete kolmandatele isikutele, sealhulgas teistele asutustele edastamine

Eraisikutele edastatud või eraisikutelt saadud dokumendid on valdavalt juurdepääsupiiran­guga, isikliku kontaktteabe (kodune aadress, isiklik e-posti aadress ja telefoninumber jms) sattumine teabenõude korras või dokumendiregistri otseligipääsu kaudu piiramatu hulga võõraste isikute kätte võib oluliselt kahjustada Teie eraelu puutumatust. Seetõttu seame juurdepääsupiirangu avaliku teabe seaduse (AvTS-i) § 35 lg 1 p 12 alusel.

Muu kirjas märgitud teabe osas sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused sätestab avaliku teabe seaduse § 35.

Hoolimata juurdepääsupiirangust väljastab vallavalitsus dokumendi asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õigus seda küsida (nt kohtueelne menetleja, kohus, järelevalveasutus jms). Kui vallavalitsusele saadetud kirjale vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastab vallavalitsus selle vastavale asutusele, informeerides sellest ka kirja saatjat.

Kui kirjaga, mis on vallavalitsusele saadetud või vallavalitsusest väljastatud, soovitakse tutvuda teabenõude korras (alus avaliku teabe seaduse 3. peatükk), analüüsib vallavalitsus teabenõude saamisel, kas taotletavat dokumenti saab muutmata kujul väljastada või tuleb seda töödelda nii, et juurdepääsupiiranguga teave ei satuks kolmandate isikute valdusse. Igal juhul kaetakse väljastatavas dokumendis kirja saaja või saatja kontaktandmed (aadress, e-posti aadress, telefoninumber). Vallavalitsus avaldab isikuandmeid ainult asja menetlemiseks ning menetlusega seotud isikutele minimaalselt, s.o asja lahendamiseks hädavajalikus mahus.

Vastavalt isikuandmete kaitse seadusele ja avaliku teenistuse seadusele on vallavalitsuse, vallavolikogu ja nende moodustatud komisjonide liikmed nii volituste ajal kui ka pärast volituste lõppemist ning vallavalitsuse teenistujad nii teenistussuhte ajal kui pärast selle lõppemist kohustatud hoidma salajas teiste inimeste perekonna- ja eraellu puutuvaid andmeid ning muud konfidentsiaalsena saadud informatsiooni. Kui omavalitsusorgan või komisjon ei vaja seisukoha andmiseks või otsustamiseks otseselt isikuandmeid, edastab vallavalitsus dokumendid organi liikmetele isikuandmeteta või muu konfidentsiaalse teabeta.

Haldusmenetluse seadusele tuginedes võimaldatakse haldusmenetluses menetlusosalistel toimiku ja dokumentidega tutvuda vallavalitsuses ametiisiku juuresolekul. Ametiisik peab tagama, et dokumentidega tutvumisel ei avaldata teiste menetlusosaliste eraelu puudutavaid andmeid.

Eriseadustest tulenevalt on vallavalitsusel teatud asjades kohtuvälise menetleja õigused. Väärteomenetlust reguleerib üksikasjalikult väärteomenetluse seadustik koos kriminaalmenetluse seadustikuga. Menetlusalune isik ja tema esindaja saavad materjalidega tutvuda seadustikus ettenähtud korras. Väärteoteate esitaja saab materjalidega tutvuda teabenõude esitamisega, arvestades kehtestatud juurdepääsupiiranguid. Väärteoteate esitaja andmed avaldab vallavalitsus teistele menetlusosalistele ulatuses, mis on menetlusseadustikes ette nähtud ning asja lahendamiseks vajalik. Väärteomenetluses ei tagata tunnistaja anonüümsust korruptsiooni vastase seaduse alusel korruptiivsest teost teatamisel ja lastekaitsega seotud ülesannete täitmisel.

Jõustunud väärteootsused registreeritakse ka Karistusregistris. Ligipääs karistusregistrisse on piiratud, andmeid saab küsida karistusregistri seaduse 3. peatükis sätestatud korras.

Õigus tutvuda enda andmetega

Igaühel on õigus küsida vallavalitsuselt enda kohta käivaid isikuandmeid ning teavet ja õigus tutvuda kõikide tema kohta kogutud andmetega. Seda õigust võib piirata üksnes seaduse alusel. Kui soovite andmete väljastamist paberil, võtakse seaduse kohaselt paljundustasu alates 21. leheküljest 0,19 eurot lehekülje eest.

Lähtuvalt isikuandemete kaitse seadusest on igal isikul õigus saada teada:

1. milliseid isikuandmeid tema kohta vallavalitsuses kogutakse ja on kogutud;

2. millisel eesmärgil ning millisele seadusele või muule õigusaktile tuginedes tema andmeid töödeldakse:
3. millistele isikutele või asutustele on tema isikuandmeid edastatud.

Enda andmete töötlemise kohta on vallavalitsuselt võimalus saada informatsiooni või tutvuda andmetega, mida Teie kohta on kogutud, järgmiselt:

1. pöörduda suulise järelepärimisega telefoni teel (vallasekretäri või registripidaja) või ametniku vastuvõtul,

2. esitada kirjalik taotlus (Uus 53, Pärnu-Jaagupi alev, 87201 Pärnu maakond; e-post: halinga@halingavald.ee),

3. taotleda teabenõude avaliku teabe seaduse korras Teie isikuandmetega dokumentide väljastamist,
4. tutvuda Teie isikuandmetega dokumentide või registritega vallavalitsuses koha peal.

Surnud isiku andmeid on õigus taotleda pärijal, surnu abikaasal, surnu vanematel ja vanavanematel, lastel ja lastelastel ning õel või vennal.

isikuandmete väljastamiseks peab andmete väljastaja olema veendunud, et tegemist on just selle isikuga, kellel on õigus vastavaid andmeid saada. Seetõttu peab andmete taotleja vajadusel oma isikusamasust või andmete taotlemise õigust tõendama. Kui telefoni teel tehtud päringu puhul ei ole ametnikul võimalik veenduda, et andmeid küsib õigustatud isik, on ametnikul õigus paluda taotluse esitamist kirjalikult koos vajalike tõenditega.

Lähtuvalt isikuandmete kaitse seadusest väljastab vallavalitsus nõutavad isikuandmed või põhjendab andmete väljastamisest või teabe andmisest keeldumist taotluse saamise päevale järgneva viie tööpäeva jooksul. Olenevalt taotletavatest andmetest võib eriseadus isikuandmete kohta teabe ja isikuandmete väljastamise korra suhtes näha ette erandi.

Teabenõude korras väljastatakse taotlejale tema isikuandmetega seotud dokumentide koopiad või väljatrükid või juhendatakse isik avalikustatud teabe juurde. Teabenõue täidetakse viivituseta, kuid mitte hiljem kui viie tööpäeva jooksul nõuetekohaselt esitatud teabenõude registreerimisele järgnevast tööpäevast. Kui teabenõuet on vaja täpsustada või kui teabe väljaselgitamine on aeganõudev, võib vallavalitsus teabenõude täitmise tähtaega pikendada kuni 15 tööpäevani. Tähtaja pikendamisest koos põhjendustega teavitatakse teabenõude esitajat.

Vallavalitsus keeldub dokumentidega koha peal tutvumise võimaldamisest ja dokumentide või teabe väljastamisest juhul, kui see võib:

1. kahjustada teiste isikute õigusi ja vabadusi, eraelu puutumatust või isikuandmete kaitset,

2. takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist või raskendada tõe väljaselgitamist kriminaalmenetluses,
3. ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist.

Riiklikest registritest, millesse andmeandja on vallavalitsus (Eesti rahvastikuregister, Pereregister, sotsiaalteenuste- ja toetuste andmeregister; majandustegevuse register, riiklik ehitisregister, riigi maakataster, kinnistusraamat, Eesti Hariduse Infosüsteem, Haigekassa, kohustusliku kogumispensioni register, e-toimiku infosüsteem) saab enda kohta käivaid andmeid kontrollida ka riigiportaali www.eesti.ee e-teenuse (rubriik "Kodanikule") kaudu.

Igal isikul on õigus nõuda enda või esindatava (eestkostetava) ebaõigete isikuandmete parandamist. Selleks tuleb kas suuliselt või kirjalikult teha vastav tähelepanek vallavalitsusele. Asjakohase teabe võib edastada kas asja menetlevale või menetlenud ametnikule või vallavalitsuse üldkontaktidele (tel 44 73 700, e-post halinga@halingavald.ee). Paranduste tegemiseks võib vallavalitsus nõuda täiendavaid tõendeid.

Kui isikuandmete töötlemise nõue ei tulene seadusest, peab vallavalitsus isikuandmete töötlemiseks saama Teilt vabal tahtel kirjaliku nõusoleku (vt isikuandmete kaitse seaduse § 12). See on põhjus, miks erinevatele preemiatele, konkurssidele esitamiseks või valla veebilehel või Valla Teatajas isikuga seotud andmete edastamiseks või avalikustamiseks on vaja ka vastava isiku nõusolekut.

Kui vallavalitsusel ei ole Teie isikuandmete kasutamiseks enam (nt andmete säilitamise tähtaeg on lõppenud) seaduslikku alust, kuid Te leiate, et andmete töötlemist jätkatakse, võite nõuda andmete kasutamise lõpetamist või andmete kustutamist.

Võrgulehe külastamine või küsitluses osalemine

Kui külastate meie võrgulehega ja tutvute sealse teabega, piirduvad Teie kohta säilitatavad andmed Teie kasutatava arvuti või arvutivõrgu internetiaadressiga (IP-aadressiga), Teie kasutatava arvuti või arvutivõrgu internetiteenuse pakkuja nime ja aadressiga ning külastamise ajaga (kellaeg, kuupäev ja aasta).

Me ei seo teavet isikut tuvastava teabega ja avaldame seda üksnes isikustamata kujul. Säilitame andmeid vaid selle kohta, millist veebi osa Te külastasite ja kui kaua seal peatusite. Neid andmeid kasutame ainult turvatehnilistel eesmärkidel ja veebi külastusstatistika koostamiseks, et selle põhjal veebi arendada ja muuta see külastajasõbralikumaks.

Kirjasaatmise viisid

Dokumente, mis sisaldavad eraelulist teavet ja millele oleme seadnud juurdepääsupiirangu, toimetame adressaadini tähitud posti teel. E-posti teel edastame dokumente ainult eraisiku soovil ja nõusolekul.

Eraisikutega seotud menetlusdokumente edastame teistele riigiasutustele turvalise dokumendivahetuskeskuse kaudu (asutustevahelise dokumendivahetuse infosüsteem). 

Tööle kandideerimine

Meile tööle kandideerides lähtume kandidaadi enda avaldatud teabest ja avalikest allikatest. Kandidaadil on õigus teada, milliseid andmeid me tema kohta kogume, tutvuda meie kogutud andmetega, anda selgitusi ja esitada vastuväiteid. Kandidaadi dokumentidega tutvuvad ainult värbamisprotsessis osalevad töötajad. Eeldame, et kandidaadi poolt soovitajatena nimetatud isikutega võime suhelda ilma lisaloata. Teiste kandidaatide andmeid ei avaldata. Kandidaatide andmed on juurdepääsupiiranguga teave, millele kolmandad isikud (sh pädevad asutused) saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatus juhtudel. Mittevalituks osutunud kandidaatide andmeid säilitame vaidlustamistähtaja jooksul (1 aasta).

Delikaatsete isikuandmete töötlemise registreerimine

Delikaatsete isikuandmete töötlejad peavad töötlemise registreerima Andmekaitse Inspektsioonis (edaspidi AKI) peetavas registris.

Halinga Vallavalitsus sai delikaatsete isikuandmete töötlemiseks uue loa  2014. aastal viieks aastaks (kuni 6.06.2019) vastavalt isikuandmete kaitse seaduse § 27 lõikele 3.

Toimetaja: RIINI ÕIGE