Dokumendiregister

9.11.17

Halinga vallavalitsus võtab vastu digitaalselt allkirjastatud dokumente. Dokumente saab esitada e-posti aadressil halinga@halingavald.ee

Halinga Vallavalitsuse dokumendiregister on digitaalselt peetav andmekogu, mida peetakse saabunud ja asutuses koostatud dokumentide registreerimiseks ja neile juurdepääsu tagamiseks.  Vallavalitsus on kohustatud registreerima dokumendiregistris oma ülesannete täitmisel loodud ja saadud dokumendid.

Dokumendiregistri avalikus vaates  on avalikustatud  järgmised dokumendid:
1) vallavalitsusele  saabunud dokumendid ja asutusest väljasaadetud dokumendid saabumise või väljasaatmise päeval või sellele järgneval tööpäeval (alates 2004. aastast);
2) vallavalitsuses koostatud ja allkirjastatud õigusaktid nende allakirjutamise päeval (määrused, otsused, käskkirjad – alates 2004. aastast);
3) sõlmitud lepingud (alates 2007. aastast).

Kuna dokumendiregister on avalik seaduses sätestatud ulatuses, siis Avaliku teabe seaduses sätestatud teabe osas peab dokumendiregistrile olema juurdepääs veebilehe kaudu. Dokumendiregister tagab juurdepääsu registreeritud juurdepääsupiiranguta digitaaldokumentidele (alates 01.01.2009) või sisaldama paberkandjal või muul kandjal dokumendi asukohaviita. Dokumendiregistri kaudu ei võimaldata juurdepääsu isikuandmeid sisaldavatele dokumentidele, kui avaldamise kohustus ei tulene seadusest.

Kui dokumentidele on kehtestatud juurdepääsupiirangud (vt Halinga valla dokumentide loetelu), ei anna see alust jätta juurdepääsupiiranguga dokumente dokumendiregistri avalikus vaates kuvamata (nende metaandmed on piirangutega avalikud).
Juurdepääsupiiranguga dokumendid registreeritakse üldises korras ning  need on  nähtavad ka dokumendiregistri avalikus vaates. Dokumendiregister sisaldab andmeid juurdepääsupiiranguga dokumentide puhul juurdepääsupiirangu aluse ja tähtaja kohta. Sellistele dokumentidele ei võimaldata juurdepääsu dokumendiregistri kaudu.

Dokumendiregistri avalikus vaates on   kuvatud saabunud ja väljastatud dokumentide kohta vähemalt järgmised andmed:
1) kellelt on saabunud või kellele väljastatud (saaja nimi või nimetus);
2) saabumise või saatmise kuupäev;
3) mil viisil dokument saabus või väljastati (elektronposti, posti, faksi või kulleriga või anti
üle isiklikult);
4) dokumendi rekvisiidid (dokumendi pealkiri või lühike sisu kokkuvõte, kuupäev ja vajadusel kellaaeg ning dokumendi saatja poolt märgitud viit);
5) dokumendi liik (avaldus, märgukiri, resolutsioon, teabenõue, kiri vms);
6) dokumendi suhtes kehtivad juurdepääsupiirangud (juurdepääsupiirangud – kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed.  Kui dokumendile juurdepääsupiiranguid kehtestatud ei ole märgitakse, et dokument on "Avalik").

Saabunud ja lahendamist või vastamist vajavate dokumentide kohta kantakse dokumendiregistrisse ka seadusest tulenev lahendamise või vastamise tähtaeg, vastuse koostamise või lahendamise  eest vastutava  ametniku või töötaja nimi, kes vastuse koostab.

Andmekaitse Inspektsioon soovituse kohaselt kasutatakse füüsiliste isikute puhul  dokumendiregistris nime asemel initsiaale.
Juhul, kui mingil põhjusel on vajalik pöörduja kohta rohkem informatsiooni saada, on alati võimalik pöörduda täiendavalt teabevaldaja (vallavalitsuse) poole.

Dokumendiregistri kaudu ei võimaldata juurdepääsu ka isikuandmeid sisaldavatele dokumentidele, kui avaldamise kohustus ei tulene seadusest.
Samuti on juurdepääsupiiranguga dokumente õigustatud huvi korral võimalik küsida teabenõude korras.

Avaliku teabe seaduse mõistes tehtud teabenõue laieneb üksnes olemasolevale jäädvustatud (dokumenteeritud) teabele. Seega saab teabenõuet esitada ainult olemasoleva ja dokumenteeritud teabe suhtes ehk siis saab nõuda konkreetset dokumenti, mis on juba olemas.

Juhul, kui teabenõude täitmiseks tuleb teavet täiendavalt süstematiseerida ja analüüsida ning  selle alusel on vaja uus teave dokumenteerida, siis loetakse selline teabenõue selgitustaotluseks ja sellele vastatakse märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise ning kollektiivse pöördumise esitamise seaduses ettenähtud korras.

Teabenõudes peab isik suuliselt või kirjalikult esitama järgmised andmed:
1) teabenõudja ees- ja perekonnanimi;
2) asutuse või juriidilise isiku nimel esitatava teabenõude puhul juriidilise isiku nimi või asutuse nimetus;
3) teabenõudja sideandmed (posti- või elektronpostiaadress või faksi- või telefoninumber), mille kaudu teabevaldaja saaks teabe väljastada või teabenõudjaga ühendust võtta;
4) taotletava teabe sisu või dokumendi liik, nimetus ja sisu või teabenõudjale teada olevad dokumendirekvisiidid;
5) taotletav teabenõude täitmise viis.

Kui isik taotleb teavet, milles sisalduvad tema või kolmandate isikute juurdepääsupiiranguga isikuandmed, tuvastab vallavalitsus teabenõudja isiku.

Teabenõue täidetakse viivituseta, kuid mitte hiljem kui viie tööpäeva jooksul.  Kui teabenõuet ei ole võimalik teabenõudja esitatud andmete puudulikkuse tõttu täita, siis teavitab vallavalitsus sellest teabenõudjat viie tööpäeva jooksul teabenõude täpsustamiseks. Teabenõude menetluse tähtaegu arvestatakse alates teabenõude registreerimisele järgnevast tööpäevast.

Kui teabevaldajal on vaja teabenõuet täpsustada või kui teabe väljaselgitamine on aeganõudev, võib ta teabenõude täitmise tähtaega pikendada kuni 15 tööpäevani. Tähtaja pikendamisest koos põhjendustega teatab teabevaldaja teabenõudjale viie tööpäeva jooksul.

Kui teabenõudest ei selgu, millisel viisil või millist teavet teabenõudja soovib,  võtab vallavalitsus teabenõude täpsustamiseks teabenõudjaga viivitamata ühendust.

Teabenõuet ei pea registreerima, kui:
1) see on anonüümne;
2) see on esitatud suuliselt või elektrooniliselt ja täidetakse viivitamata.

Suuliselt väljastatakse teave üksnes juhul, kui:
1) soovitakse andmeid teabenõudja esitatud avalduse, märgukirja või muu taotluse menetluse kohta;
2) soovitakse andmeid selle kohta, kas vallavalitsuse valduses on teabenõudja poolt soovitud teave.

Toimetaja: ANDRUS PEETSON